jueves, 27 de noviembre de 2014

REGAL, una nueva propuesta del CEJFE



El martes pasado, día 25, Concha Cano y yo, tuvimos ocasión de participar en Barcelona, en la IX Jornada Compartim, dedicada, este año, a la presentación de la iniciativa REGAL (Rol de l´E-moderador com a Gestor i Agent d´aprenentatge al Lloc de treball), una nueva figura sobra la que los compañeros del CEJFE (Centro de estudios jurídicos y formación especializada) han estado trabajando desde comienzos de año, con la ayuda, en la moderación del grupo, de Manel Muntada, consultor artesano con el que también hemos tenido ocasión de trabajar.

No quería, en este post, centrarme demasiado y explicar el contenido de la jornada, dado que Jesús Martínez, el responsable de nuevos programas formativos del CEJFE, ya lo ha hecho en otro post de su blog, y porque, además, los interesados, podréis acceder a las grabaciones de las diversas intervenciones que se colgaran del canal de televisión de este centro

En todo caso, un breve comentario respecto a la conferencia de apertura, desarrollada por Maite Darceles y que reflexionó sobre la necesidad de superar los modelos organizativos nacidos de la revolución industrial, a los que denomina maquínicos, y que perduran en nuestro mundo empresarial y público, para pasar a otros más centrados en las personas y que son los que precisa la sociedad del conocimiento actual. En sus guías para la transformación podréis encontrar toda la información sobre este potente discurso.

La guía REGAL, cuya presentación era el motivo principal de esta convocatoria, pretende hacer un primer acercamiento a una nueva figura que necesitan nuestras instituciones. Sería algo así, como un gestor del conocimiento organizacional. En los tiempos actuales, la formación formal que hemos venido ofertando desde los departamentos de formación, está quedando obsoleta. Lo hemos explicado ya en diversas ocasiones; en el mundo que nos ha tocado vivir, la tecnología está facilitando el acceso a la información, de tal forma que, para "aprender", ya no necesitamos de un profesor que, en un aula, comparta sus saberes con nosotros. El aprendizaje informal, está tomando carta de naturaleza; si reflexionamos sobre las habilidades que tenemos, observaremos que las hemos adquirido sobre todo a partir de nuestra experiencia y también gracias a la interrelación con los otros (aprendizaje social), y muy poco a través de las vías formales de enseñanza/aprendizaje, sean estas presenciales o en aulas virtuales.

En este sentido, el conocimiento capaz de resolver los problemas que cotidianamente surgen en nuestro entorno laboral, está mayoritariamente, dentro de la propia organización, y lo sustentan las personas que pertenecen a ella. Es nuestra obligación sacarlo a flote, para que se comparta y a nivel colectivo, nos enriquezcamos intelectualmente con él.

Es precisamente en este contexto, en el que, figuras como el "regal" tienen todo el sentido.

Apuntan en la guía, cuatro roles básicos de este "agente del conocimiento":

  • Impulsor de escenarios de colaboración: crear y dinamizar espacios en los que las personas se conozcan, conversen y colaboren en proyectos y resuelvan problemas a partir de su experiencia compartida  
  • Conector de personas: identificar a las personas con experiencias similares y/o complementarias para hacer que se conozcan y relacionen
  • Facilitador de aprendizajes: hacer visible el conocimiento latente y las experiencias profesionales de los miembros de la organización, de manera que se generen situaciones y oportunidades de aprendizaje
  • Curador de contenidos: buscar, seleccionar y filtrar información relevante para el aprendizaje y desarrollo profesional, para organizarla, distribuirla y hacerla accesible a los destinatarios que la precisan. El curador de contenidos debe ser un intermediario crítico del conocimiento.

Para el desempeño de estos roles con eficacia, sugiere la guía cuatro capacidades básicas:

  • Comunicación
  • Planificación
  • Intraemprendiduría término acuñado para señalar a los profesionales que lideran la innovación desde dentro de una organización
  • Radar-explorador, es decir, detectar y seleccionar información sobre experiencias, herramientas, etc. relacionadas con la gestión del conocimiento

En cuanto al proceso de implantación que proponen, serían pasos semejantes a los de hacer una película; me explico:

  1. Buscar los escenarios, es decir, detectar aquellas unidades y/o departamentos que por su cultura, funcionamiento, etc., tengan mejor disposición para la puesta en marcha de experiencias de estas características
  2. Hacer el casting. Localizar en esas unidades a los profesionales que ya tengan algunas de las características del perfil regal
  3. Convencer al productor, o dicho de otra manera, buscar el patrocinio directivo. Hay que conseguir el apoyo, impulso y complicidad de los jefes.
  4. Empezar el rodaje, es decir,poner en marcha la correspondiente comunidad de prácticas
  5. Montaje de la película, entendiendo por ello la necesaria fase de seguimiento, evaluación y validación de resultados. 

Me gustaron mucho las palabras de clausura de la jornada de Jesús Martínez, apelando a las distintas responsabilidades de los allí presentes:

A los gestores de formación, nos recordó que la agenda se nos está complicando y que ya no nos valen las métricas clásicas: nº de ediciones, horas lectivas, alumnos formados.....Nos conminó a ser proactivos y trabajar en la gestión del aprendizaje y del conocimiento de nuestras respectivas organizaciones.

En cuanto a los directivos, y recordando la conferencia inaugural, nos aconsejó centrar nuestro rol en la participación, poniendo en valor el conocimiento de las personas y abandonar los roles más tradicionales basados únicamente en el control

Y al público en general, empleados públicos, nos habló de la importancia de entender la administración ante todo como servicio público, esforzándonos por mejorar nuestro desempeño

Ah!!, y el papel de Dani Giménez como animador de la jornada, ejemplificando el conocimiento oculto con la planta de los cacahuetes, genial, tal cual es él. Tomo nota de estas habilidades :-)

Una vez más, el equipo de nuevos programas formativos del CEJFE, con Jesús Martínez al frente, lidera un nuevo proyecto que, sin duda, va a convertirse en referente y, por tanto, en espejo en el que mirarnos (como ya hicimos anteriormente a la hora de poner en marcha comunidades de aprendizaje y de prácticas). Seguiréis siendo, pues, una fuente en la que poder seguir bebiendo agua fresca.

Mi enhorabuena al equipo de más de 30 personas que han trabajado en este importante y necesario perfil y que ponen a nuestra disposición esta guía, y mis felicitaciones especiales a las dos personas que lo han liderado, cada uno desde su responsabilidad: Manel Muntada y Jesús Martínez.

¡¡Muchas gracias!!

jueves, 6 de noviembre de 2014

COMUNICACIÓN INTERNA: TENEMOS UN PLAN

 
Nadie duda ya, a estas alturas, de la importancia de una buena comunicación organizacional de cara al logro de los objetivos marcados; si bien es cierto que sigue prevaleciendo el interés por la comunicación externa frente a la que se desarrolla con/entre los propios empleados. Grave error a todos los efectos, conviene empezar cuidando lo de dentro porque, además, de este modo la repercusión en la imagen externa se verá beneficiada, ya que los empleados son unos portavoces de primer orden. Comunicación externa y comunicación interna (CI) deben estar perfectamente interrelacionadas.
Un buen número de empresas del sector privado ya se han lanzado de pleno a gestionar su CI, convencidos de que ello les resulta rentable, pero más difícil es encontrar organizaciones públicas que hayan diseñado y llevado a la práctica un Plan de CI. La buena noticia es que se va avanzando poco a poco. La clave está en considerar la CI como como un elemento estratégico y una herramienta fundamental dentro de la organización.
Las carencias de una buena gestión de la CI reportan, entre otras, las siguientes consecuencias: dificultades en la circulación de la información, falta de compromiso, rumores y malentendidos, desmotivación, etc. En tanto que una CI bien gestionada cubre las necesidades de comunicación de una organización, mejora la gestión, potencia la calidad, favorece la innovación, facilita los cambios, mejora la imagen, incrementa la cohesión y el sentido de pertenencia, es decir, redunda en beneficio de los empleados y de la empresa.
Nosotros ya hicimos un intento en 2013 por organizar la CI del Departamento, pero ha sido este año cuando nos hemos puesto seriamente manos a la obra, y el esfuerzo realizado ha dado sus frutos. Hoy podemos decir, orgullosos, que tenemos un Plan de CI.
Allá por el mes de marzo, y coincidiendo con la planificación anual de la Calidad, dimos el pistoletazo de salida, gracias a la aprobación del proyecto por el Jefe del Servicio. La implicación de la dirección es un requisito imprescindible si se quiere llegar a buen puerto.
A continuación, y siguiendo la línea del Departamento, procedimos a crear un grupo de trabajo al que llamamos “Grupo CI”. En este grupo, formado por siete miembros, estaban representados todos los estamentos orgánicos y funcionales, y se trabajó bajo la dirección y coordinación de una persona que sería la “responsable” del proyecto. Un plan de estas características no puede llegar impuesto de forma unilateral, estaría abocado al fracaso.
Por último, había que contar con la participación e implicación de todo el personal, por lo que desde el primer momento la información de los avances que se iban produciendo fue la tónica de principio a fin, así como la recogida de sugerencias de cualquiera de los miembros del Departamento.
A partir de ahí, nos adentramos en el proyecto siguiendo un sencillo pero indispensable esquema metodológico o de funcionamiento, que es el que mostramos en el siguiente esquema, y que se incluye en nuestro Plan de CI.
 
 
 
No se trata, en este post, de contar todo el procedimiento al detalle, podéis entrar a verlo en nuestro Plan de CI, publicado en la página Web del Departamento.
Cada organización debe diseñar su propio plan, no existen dos iguales porque no se parte de la misma realidad ni de las mismas necesidades, que son origen y  causa de los objetivos que se propongan, así como de las actuaciones precisas a implementar para llegar a alcanzar esos objetivos.
Sí conviene precisar que todo plan debe constituir, por sí mismo, un documento escrito que compromete a todos, no basta quedarse en palabras y buenas intenciones. Igualmente, es necesario que contemple un sistema de seguimiento y evaluación que permita tomarle el pulso y realizar modificaciones para la mejora, siempre que sean necesarias. Nosotros lo hemos establecido a través de Indicadores y encuesta anual.
Con este espíritu nació nuestro Plan de CI, un plan sencillo y sin florituras pero abierto a futuras mejoras. Tener este Plan como marco de referencia de todo lo relacionado con la gestión de la CI nos permite avanzar y crecer.
Fruto del estudio realizado, curiosamente y a pesar de las ventajas innegables que nos ofrecen las TIC, quedó patente la idea de no desdeñar las herramientas tradicionales de comunicación. El contacto personal, el diálogo para el intercambio de información y conocimiento entre los miembros de la organización es más que una manera de funcionar, es una necesidad. Se impone alcanzar un equilibrio entre el uso de ambos tipos de herramientas o canales.
Por otra parte, nos ha quedado claro que los empleados tienen el derecho de estar informados, pero también el deber de mostrar una actitud proactiva en la aportación y búsqueda de la información.
Nos queda mucho camino por andar, y en ello estamos, pero es innegable que algo ha cambiado en la cultura del Departamento, ahora se habla de CI, se identifica como un valor.
De las actuaciones implantadas hasta el momento, dos de ellas se han convertido en verdaderas estrellas: “las reuniones de los lunes” y “el muro de Wally”. Se podría decir que han calado de tal modo que se han vuelto imprescindibles para la planificación semanal, la coordinación de tareas, la información de asuntos importantes o de actualidad, los reconocimientos, etc.
 
Los cimientos están construidos, de aquí en adelante el camino es muy amplio, hay entusiasmo por el tema, y la llegada de ideas innovadoras seguro que enriquecerán nuestro recién estrenado Plan de CI.
Desde aquí animamos a aquellas organizaciones que aún no tengan un plan de CI, a que contemplen su elaboración en un futuro próximo. Los empleados públicos somos gente muy preparada y muy válida, y nos lo merecemos. “Las empresas de éxito necesitan empleados felices” (N. Vilanova, 2013). Si a esta afirmación añadimos que los beneficiarios últimos de nuestros servicios son los ciudadanos, la justificación es completa.
 
¿Qué opináis, creéis que merece la pena intentarlo? Os podemos asegurar que no sólo la meta es interesante, sino también el camino hasta llegar a conseguirla.