jueves, 6 de noviembre de 2014

COMUNICACIÓN INTERNA: TENEMOS UN PLAN

 
Nadie duda ya, a estas alturas, de la importancia de una buena comunicación organizacional de cara al logro de los objetivos marcados; si bien es cierto que sigue prevaleciendo el interés por la comunicación externa frente a la que se desarrolla con/entre los propios empleados. Grave error a todos los efectos, conviene empezar cuidando lo de dentro porque, además, de este modo la repercusión en la imagen externa se verá beneficiada, ya que los empleados son unos portavoces de primer orden. Comunicación externa y comunicación interna (CI) deben estar perfectamente interrelacionadas.
Un buen número de empresas del sector privado ya se han lanzado de pleno a gestionar su CI, convencidos de que ello les resulta rentable, pero más difícil es encontrar organizaciones públicas que hayan diseñado y llevado a la práctica un Plan de CI. La buena noticia es que se va avanzando poco a poco. La clave está en considerar la CI como como un elemento estratégico y una herramienta fundamental dentro de la organización.
Las carencias de una buena gestión de la CI reportan, entre otras, las siguientes consecuencias: dificultades en la circulación de la información, falta de compromiso, rumores y malentendidos, desmotivación, etc. En tanto que una CI bien gestionada cubre las necesidades de comunicación de una organización, mejora la gestión, potencia la calidad, favorece la innovación, facilita los cambios, mejora la imagen, incrementa la cohesión y el sentido de pertenencia, es decir, redunda en beneficio de los empleados y de la empresa.
Nosotros ya hicimos un intento en 2013 por organizar la CI del Departamento, pero ha sido este año cuando nos hemos puesto seriamente manos a la obra, y el esfuerzo realizado ha dado sus frutos. Hoy podemos decir, orgullosos, que tenemos un Plan de CI.
Allá por el mes de marzo, y coincidiendo con la planificación anual de la Calidad, dimos el pistoletazo de salida, gracias a la aprobación del proyecto por el Jefe del Servicio. La implicación de la dirección es un requisito imprescindible si se quiere llegar a buen puerto.
A continuación, y siguiendo la línea del Departamento, procedimos a crear un grupo de trabajo al que llamamos “Grupo CI”. En este grupo, formado por siete miembros, estaban representados todos los estamentos orgánicos y funcionales, y se trabajó bajo la dirección y coordinación de una persona que sería la “responsable” del proyecto. Un plan de estas características no puede llegar impuesto de forma unilateral, estaría abocado al fracaso.
Por último, había que contar con la participación e implicación de todo el personal, por lo que desde el primer momento la información de los avances que se iban produciendo fue la tónica de principio a fin, así como la recogida de sugerencias de cualquiera de los miembros del Departamento.
A partir de ahí, nos adentramos en el proyecto siguiendo un sencillo pero indispensable esquema metodológico o de funcionamiento, que es el que mostramos en el siguiente esquema, y que se incluye en nuestro Plan de CI.
 
 
 
No se trata, en este post, de contar todo el procedimiento al detalle, podéis entrar a verlo en nuestro Plan de CI, publicado en la página Web del Departamento.
Cada organización debe diseñar su propio plan, no existen dos iguales porque no se parte de la misma realidad ni de las mismas necesidades, que son origen y  causa de los objetivos que se propongan, así como de las actuaciones precisas a implementar para llegar a alcanzar esos objetivos.
Sí conviene precisar que todo plan debe constituir, por sí mismo, un documento escrito que compromete a todos, no basta quedarse en palabras y buenas intenciones. Igualmente, es necesario que contemple un sistema de seguimiento y evaluación que permita tomarle el pulso y realizar modificaciones para la mejora, siempre que sean necesarias. Nosotros lo hemos establecido a través de Indicadores y encuesta anual.
Con este espíritu nació nuestro Plan de CI, un plan sencillo y sin florituras pero abierto a futuras mejoras. Tener este Plan como marco de referencia de todo lo relacionado con la gestión de la CI nos permite avanzar y crecer.
Fruto del estudio realizado, curiosamente y a pesar de las ventajas innegables que nos ofrecen las TIC, quedó patente la idea de no desdeñar las herramientas tradicionales de comunicación. El contacto personal, el diálogo para el intercambio de información y conocimiento entre los miembros de la organización es más que una manera de funcionar, es una necesidad. Se impone alcanzar un equilibrio entre el uso de ambos tipos de herramientas o canales.
Por otra parte, nos ha quedado claro que los empleados tienen el derecho de estar informados, pero también el deber de mostrar una actitud proactiva en la aportación y búsqueda de la información.
Nos queda mucho camino por andar, y en ello estamos, pero es innegable que algo ha cambiado en la cultura del Departamento, ahora se habla de CI, se identifica como un valor.
De las actuaciones implantadas hasta el momento, dos de ellas se han convertido en verdaderas estrellas: “las reuniones de los lunes” y “el muro de Wally”. Se podría decir que han calado de tal modo que se han vuelto imprescindibles para la planificación semanal, la coordinación de tareas, la información de asuntos importantes o de actualidad, los reconocimientos, etc.
 
Los cimientos están construidos, de aquí en adelante el camino es muy amplio, hay entusiasmo por el tema, y la llegada de ideas innovadoras seguro que enriquecerán nuestro recién estrenado Plan de CI.
Desde aquí animamos a aquellas organizaciones que aún no tengan un plan de CI, a que contemplen su elaboración en un futuro próximo. Los empleados públicos somos gente muy preparada y muy válida, y nos lo merecemos. “Las empresas de éxito necesitan empleados felices” (N. Vilanova, 2013). Si a esta afirmación añadimos que los beneficiarios últimos de nuestros servicios son los ciudadanos, la justificación es completa.
 
¿Qué opináis, creéis que merece la pena intentarlo? Os podemos asegurar que no sólo la meta es interesante, sino también el camino hasta llegar a conseguirla.