jueves, 6 de noviembre de 2014

COMUNICACIÓN INTERNA: TENEMOS UN PLAN

 
Nadie duda ya, a estas alturas, de la importancia de una buena comunicación organizacional de cara al logro de los objetivos marcados; si bien es cierto que sigue prevaleciendo el interés por la comunicación externa frente a la que se desarrolla con/entre los propios empleados. Grave error a todos los efectos, conviene empezar cuidando lo de dentro porque, además, de este modo la repercusión en la imagen externa se verá beneficiada, ya que los empleados son unos portavoces de primer orden. Comunicación externa y comunicación interna (CI) deben estar perfectamente interrelacionadas.
Un buen número de empresas del sector privado ya se han lanzado de pleno a gestionar su CI, convencidos de que ello les resulta rentable, pero más difícil es encontrar organizaciones públicas que hayan diseñado y llevado a la práctica un Plan de CI. La buena noticia es que se va avanzando poco a poco. La clave está en considerar la CI como como un elemento estratégico y una herramienta fundamental dentro de la organización.
Las carencias de una buena gestión de la CI reportan, entre otras, las siguientes consecuencias: dificultades en la circulación de la información, falta de compromiso, rumores y malentendidos, desmotivación, etc. En tanto que una CI bien gestionada cubre las necesidades de comunicación de una organización, mejora la gestión, potencia la calidad, favorece la innovación, facilita los cambios, mejora la imagen, incrementa la cohesión y el sentido de pertenencia, es decir, redunda en beneficio de los empleados y de la empresa.
Nosotros ya hicimos un intento en 2013 por organizar la CI del Departamento, pero ha sido este año cuando nos hemos puesto seriamente manos a la obra, y el esfuerzo realizado ha dado sus frutos. Hoy podemos decir, orgullosos, que tenemos un Plan de CI.
Allá por el mes de marzo, y coincidiendo con la planificación anual de la Calidad, dimos el pistoletazo de salida, gracias a la aprobación del proyecto por el Jefe del Servicio. La implicación de la dirección es un requisito imprescindible si se quiere llegar a buen puerto.
A continuación, y siguiendo la línea del Departamento, procedimos a crear un grupo de trabajo al que llamamos “Grupo CI”. En este grupo, formado por siete miembros, estaban representados todos los estamentos orgánicos y funcionales, y se trabajó bajo la dirección y coordinación de una persona que sería la “responsable” del proyecto. Un plan de estas características no puede llegar impuesto de forma unilateral, estaría abocado al fracaso.
Por último, había que contar con la participación e implicación de todo el personal, por lo que desde el primer momento la información de los avances que se iban produciendo fue la tónica de principio a fin, así como la recogida de sugerencias de cualquiera de los miembros del Departamento.
A partir de ahí, nos adentramos en el proyecto siguiendo un sencillo pero indispensable esquema metodológico o de funcionamiento, que es el que mostramos en el siguiente esquema, y que se incluye en nuestro Plan de CI.
 
 
 
No se trata, en este post, de contar todo el procedimiento al detalle, podéis entrar a verlo en nuestro Plan de CI, publicado en la página Web del Departamento.
Cada organización debe diseñar su propio plan, no existen dos iguales porque no se parte de la misma realidad ni de las mismas necesidades, que son origen y  causa de los objetivos que se propongan, así como de las actuaciones precisas a implementar para llegar a alcanzar esos objetivos.
Sí conviene precisar que todo plan debe constituir, por sí mismo, un documento escrito que compromete a todos, no basta quedarse en palabras y buenas intenciones. Igualmente, es necesario que contemple un sistema de seguimiento y evaluación que permita tomarle el pulso y realizar modificaciones para la mejora, siempre que sean necesarias. Nosotros lo hemos establecido a través de Indicadores y encuesta anual.
Con este espíritu nació nuestro Plan de CI, un plan sencillo y sin florituras pero abierto a futuras mejoras. Tener este Plan como marco de referencia de todo lo relacionado con la gestión de la CI nos permite avanzar y crecer.
Fruto del estudio realizado, curiosamente y a pesar de las ventajas innegables que nos ofrecen las TIC, quedó patente la idea de no desdeñar las herramientas tradicionales de comunicación. El contacto personal, el diálogo para el intercambio de información y conocimiento entre los miembros de la organización es más que una manera de funcionar, es una necesidad. Se impone alcanzar un equilibrio entre el uso de ambos tipos de herramientas o canales.
Por otra parte, nos ha quedado claro que los empleados tienen el derecho de estar informados, pero también el deber de mostrar una actitud proactiva en la aportación y búsqueda de la información.
Nos queda mucho camino por andar, y en ello estamos, pero es innegable que algo ha cambiado en la cultura del Departamento, ahora se habla de CI, se identifica como un valor.
De las actuaciones implantadas hasta el momento, dos de ellas se han convertido en verdaderas estrellas: “las reuniones de los lunes” y “el muro de Wally”. Se podría decir que han calado de tal modo que se han vuelto imprescindibles para la planificación semanal, la coordinación de tareas, la información de asuntos importantes o de actualidad, los reconocimientos, etc.
 
Los cimientos están construidos, de aquí en adelante el camino es muy amplio, hay entusiasmo por el tema, y la llegada de ideas innovadoras seguro que enriquecerán nuestro recién estrenado Plan de CI.
Desde aquí animamos a aquellas organizaciones que aún no tengan un plan de CI, a que contemplen su elaboración en un futuro próximo. Los empleados públicos somos gente muy preparada y muy válida, y nos lo merecemos. “Las empresas de éxito necesitan empleados felices” (N. Vilanova, 2013). Si a esta afirmación añadimos que los beneficiarios últimos de nuestros servicios son los ciudadanos, la justificación es completa.
 
¿Qué opináis, creéis que merece la pena intentarlo? Os podemos asegurar que no sólo la meta es interesante, sino también el camino hasta llegar a conseguirla.
 
 
 
 
 

8 comentarios :

  1. Enhorabuena por los resultados y, sobre todo por el proceso que habéis seguido para conseguirlos. Está claro que lo que hace brillante a la metodología es su sencillez y que ésta sólo se hace efectiva en un equipo que funciona como tal.
    Gracias por compartir, Concha.

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    1. Gracias, Manel, siempre tan dispuesto a comentar nuestras "andanzas".
      Efectivamente, de momento los resultados (aunque ya se van viendo algunos) no son lo más importante de este proyecto; para poder calibrarlos tendremos que esperar a la medición de los indicadores definidos y a la encuesta anual de CI.
      Yo también soy de la opinión de que las cosas sencillas, pero bien planificadas, son más eficaces que aquellas más complejas, porque se corre el riesgo de perderse por el camino.
      Creo que la experiencia ha merecido la pena porque ha servido como detonante para abordar un tema tan importante, y a la vez tan obviado en las organizaciones, como es la comunicación interna.
      La verdad es que con un equipo como éste cualquier propuesta encuentra la respuesta adecuada, y este Plan quiere responder a nuestras características y necesidades, por eso la participación del personal ha sido, y sigue siendo, fundamental.
      Un saludo, nos gusta verte por aquí.

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  2. Buenos días Concha, aunque tengo la suerte de haber podido darte la enhorabuena personalmente, ahora, virtualmente. Te felicito por el buen trabajo y también a tus compañeros/as por el buen equipo que formáis. Queda pendiente resolver mi solicitud para asistir a una de vuestras reuniones :-)))
    Un beso y buen fin de semana!!!

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    1. Muchas gracias, Fini.
      Sí, es cierto hemos hablado esta mañana, cuando aún casi no estaban puestas las calles, y tengo que decir que comenzar la jornada con palabras de reconocimiento (y más si provienen de compañeros de la misma "Casa") siempre es muy reconfortante, pero tú siempre estás ahí.
      Transmitiré tus felicitaciones a todos, por si alguno no se pasa por aquí ;)
      Y... en cuanto a tu "solicitud", puedes considerarla como aceptada. Ya te indico que somos "hiperpuntuales", así que a las 9:00h en punto de cualquier lunes, comenzamos. Te incluiremos en el Muro de Wally como "persona invitada". *Nota.- Se admiten churritos (Es broma, jeje).
      Un beso y que disfrutes también de un estupendo fin de semana!!

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  3. Enhorabuena por este post Concha, explica muy bien lo que hemos vivido y el proceso que hemos seguido. Sólo me gustaría añadir que si hoy tenemos un Plan de Comunicación Interna ha sido en gran medida gracias a tu buen hacer y determinación. Una mezcla irresistible.




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    1. Rafaaaaa!!
      ¡Qué bueno! Gracias, compañero.
      Esa mezcla "irresistible" que comentas no habría llegado a ningún sitio sin vosotros...¡y lo sabes! :)) ... aunque haya sido a costa de resultar un poco pesada. La ventaja es que ya nos conocemos todos y nos "soportamos" la mar de bien ;)
      Estás superando, y con nota, tu función de "anotador" en el Muro de Wally, y para ser totalmente sincera, tengo que reconocer que esa puntualidad extrema de la que le hablaba a Fini es producto de la tuya propia... bueno... y de la alarma de mi smartphone ... ya sabes ;)
      En fin, creo que se trata de un plan que podemos ir mejorando entre todos y estoy segura de que así va a ser.
      Un beso.

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  4. Concha, muchas gracias por tu trabajo; has escrito un post excelente explicando el plan de comunicación interna que has/estás coordinando de manera perfecta. Mi enhorabuena pues, por ambas cosas (plan y post).
    Me gusta que tanto Manel como tú, pongáis en valor la "sencillez". Cuando en este mismo blog hace unos meses escribía sobre los rasgos de nuestra cultura innovadora, el primero de ellos que se me ocurría, era precisamente la sencillez...... y es que a veces tengo la sensación (en el trabajo y en la vida) de que complicamos demasiado las cosas sin necesidad
    Seguimos!!

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    1. ¡¡Muchas gracias, jefe!!
      Como sabes, el reconocimiento es una factor importante de la CI que conlleva efectos muy positivos de cara a los logros en cualquier organización. Estoy convencida de que la motivación del personal (y más del empleado público) pasa, entre otras cuestiones, por esta pequeña gratificación, en forma de palabras, a un esfuerzo realizado.
      Tú tienes mucho que ver en que este Plan de CI se haya hecho posible, porque sin tu implicación (desde el primer momento) no habría podido materializarse. No en vano eres uno de los miembros del "Grupo de CI" que constituimos para trabajar el proyecto. Gracias por ello.
      En cuanto al valor de la "sencillez", ningún mejor ejemplo en nuestro caso que el planteamiento que en su día, afortunadamente, hicimos para afrontar con éxito el Sistema de Gestión de la Calidad y que nos llevó a la definición de los procesos de gestión que actualmente tenemos en vigor.
      Lo dicho, ojalá que sigamos avanzando en mejorar la comunicación en el Departamento. Sabes que soy una enamorada de la CI, pero también soy consciente de su necesaria interdependencia y vinculación con la comunicación externa, por lo que me alegro de estar formando parte del grupo que en la actualidad está trabajando ese "mundo" de las Redes Sociales.
      Un abrazo.

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