jueves, 29 de septiembre de 2011

EMPEZAR POR EL PRINCIPIO. EL ANÁLISIS DE NECESIDADES




En estas fechas, hemos comenzado los trabajos de detección de necesidades formativas que desembocaran en el Plan de Formación 2012. Ello me motiva a escribir esta entrada con el ánimo de que reflexionemos conjuntamente acerca de esta trascendental etapa del ciclo formativo.

Pero … ¿Qué es esto del análisis de necesidades formativas? ...

Entendemos por análisis de necesidades de formación, todos aquellos trabajos de identificación y diagnóstico de problemas presentes (y futuros) que afectan a una organización o partes de la misma (y los que son previsibles que le afecten), a los que se puede dar respuesta total o parcial, mediante la articulación de un Plan de Formación.

Justificar, por tanto, la importancia de realizar un buen análisis, puede parecer banal. En efecto, estamos convencidos de que un riguroso análisis está muy directamente relacionado con el éxito final del Plan de Formación, pues sin duda nos va a permitir no sólo identificar las acciones formativas a realizar y la priorización/urgencia de las mismas, sino que nos estará ayudando al enfoque del contenido, definición del perfil de los destinatarios, elección de metodologías, etc.

Y nuestros interlocutores, ¿quiénes son?...

En nuestro caso, identificamos como clientes a las organizaciones a las que prestamos servicio, es decir, los Ayuntamientos y otras entidades locales de la provincia y los departamentos y organismos que componen la Diputación. En el caso de los Ayuntamientos, su Alcalde/sa, designa un prescriptor de formación (que habitualmente coincide con el jefe de formación, el de personal / RRHH o el Secretario-Interventor, según se trate de Ayuntamientos de gran tamaño, medianos o pequeños respectivamente). En los departamentos de la Diputación, su responsable técnico asume esta tarea y se suele apoyar administrativamente en alguien de su equipo para las gestiones burocráticas.

Son por tanto estas personas, los interlocutores para estos trabajos de detección de necesidades formativas (y también para el resto de actividades del ciclo formativo)

Por tanto, intentamos identificar los problemas desde el punto de vista de la organización, es decir, ¿qué cosas podemos hacer con actividades formativas de tal manera que facilitemos determinados cambios organizativos que se proponen?

Por otra parte, también recogemos la voz de los empleados públicos, usuarios de la formación, a través de distintas herramientas que luego comentamos. Pretendemos, pues, situarnos en ese punto de convergencia entre el crecimiento y actualización profesional de los empleados, y las necesidades, cambios y proyectos en los que están inmersas sus respectivas instituciones.

Intentamos también, tener una cierta capacidad de anticipación, en el sentido de prever (a corto y medio plazo) los cambios, implantación de normas, procesos de mecanización, etc. que nos depara el futuro próximo, de tal manera que tengamos preparados en tiempo y forma los procesos formativos que ello conlleve.

Y todo esto … ¿Con qué instrumentos?

Utilizamos diversos instrumentos, que podéis encontrar en los anexos de nuestros informes anuales de necesidades. De manera sintética son:

- Cuestionarios genéricos, uno que se dirige a Ayuntamientos y otro a departamentos de la Diputación, en las que se interpela sobre áreas de mejora en las que precisan avanzar y colectivos afectados, así como posibles demandas específicas provenientes de cambios, proyectos, etc. que deseen implementar


- Cuestionarios específicos, utilizados para la detección de necesidades de determinados colectivos que, por su especialización, requieren estudio separado. Es el caso de los técnicos informáticos, cargos electos, etc.


- Entrevistas, a lo largo de todo el período se mantienen frecuentes entrevistas con diversos responsables de departamentos. Las más significativas son aquellas en las que los técnicos más implicados en los trabajos de apoyo y asesoramiento a los municipios, nos aportan valiosísima información sobre las problemáticas que han ido detectando en los Ayuntamientos.


- Reuniones diversas que bien desde un formato más clásico, o con metodologías más dinámicas, mantenemos con equipos directivos de diversos centros, coordinadores de distintos cursos, técnicos que ocupan puestos estratégicos, etc.


- Talleres para detección de necesidades sectoriales, como por ejemplo los que venimos haciendo al comienzo de cada mandato con responsables políticos y técnicos de policías locales de la provincia, junto con los prescriptores de formación de los Ayuntamientos, y que son la base para la priorización de la formación de este colectivo


- Información que se recoge de otros cuestionarios, como es el caso de los de evaluación de la satisfacción (que los alumnos cumplimentan al final de cada curso), o los de impacto (transcurrido un período no inferior a 6 meses desde la finalización del curso) que rellenan los usuarios y sus jefes directos. En estos cuestionarios hay preguntas específicas sobre necesidades formativas


- Observatorio permanente de la página Web. Es un formulario Web, abierto, en el que los interesados pueden volcar problemas detectados en su ámbito, y posibles soluciones formativas que puedan ayudar a su solución. Hemos recogido –en el propio formulario- una situación ejemplo, para que pueda servir de guía a quienes deseen utilizar este instrumento, vigente a los largo de todo el período formativo


- Otras fuentes de recogida de información. Nos referimos al análisis de la demanda insatisfecha procedente del ejercicio que finaliza (en cursos vigentes, claro), cambios normativos ya aprobados o en fase de hacerlo a corto plazo y que van a influir directamente en procedimientos de trabajo, quejas y sugerencias planteadas por nuestros usuarios, opiniones y recomendaciones de asesores expertos de diversas materias, etc.


Esto son, de manera sintética, los trabajos que hacemos para poder realizar el diagnostico de necesidades formativas, paso previo imprescindible para confeccionar el Plan de Formación. ¿Nos dices lo que opinas?. ¡¡ Anímate a comentar !!

martes, 13 de septiembre de 2011

FUTURO DE LA FORMACIÓN EN EL SECTOR PÚBLICO: EL ESPÍRITU DE ZAMORA



Esta semana se celebran en Valladolid, bajo el auspicio de la ECLAP, las V jornadas e-learning en las administraciones públicas. Previamente, una representación de los gestores de formación de los distintos niveles de la administración, van a debatir, durante una jornada de trabajo, sobre el presente y el futuro de la formación en este sector.

Estaba invitado para participar en ambos eventos, pero no he podido resolver los inconvenientes que me lo impiden, así que escribo este post como fórmula para intentar estar con mis colegas, desde la distancia de los kilómetros que nos separan, pero desde la cercanía que nos permiten las nuevas tecnologías.

Me dicen que el taller de reflexión y debate al que hago referencia, tomará como punto de partida las conclusiones del que en esta misma línea, se celebró en Zamora a finales del año pasado, en el marco de las anteriores jornadas e-learning. Quiero pues, traer aquí mi particular visión de aquellos apuntes para abrir boca en la que, con toda seguridad, será una intensa jornada. Las agrupo en tres ejes:

Potenciar los recursos internos: al igual que hacen otras grandes corporaciones del sector privado, es importante reforzar el uso de los recursos internos. Nos estamos refiriendo tanto a los contenidos como a las plataformas y a los tutores. Siempre hemos dicho que los colaboradores internos son más idóneos por su mejor conocimiento de las peculiaridades de lo público. Pero además, con ello estamos fomentando la gestión del conocimiento de las propias organizaciones, reconociendo y motivando a los profesionales más innovadores y potenciando un uso más eficiente de, la ya de por sí limitada, disponibilidad presupuestaria.

Esta idea no es nueva, y viene siendo utilizada por organizaciones muy diversas. Podemos decir, incluso, que esta línea va a salir potenciada debido al recorte económico. El último estudio de la fundación élogos ya apuntaba (datos de 2009) que el principal sistema de impartición se basaba en aulas propias, tutorías propias y personal propio. Este mismo estudio, indicaba que –en el sector público- la contratación externa de cursos se había reducido un 24 % en ese mismo año en relación al anterior, en un contexto general de crecimiento de la inversión de un 3%

Apuesta decidida por la calidad: se habló, y mucho, de calidad, tanto de los contenidos, como de la tecnología y de la metodología didáctica. Se reconoció que quizá en el histórico de los planes de formación continua, se procuró más la cantidad que la calidad. A lo largo de los últimos 15 años, bajo denominaciones semejantes, se han desarrollado acciones formativas muy distintas y con resultados muy desiguales. Para corregirlo, el compromiso adquirido el año pasado, iba en el sentido de intentar establecer líneas maestras de calidad para el desarrollo de contenidos didácticos que –desde un punto de vista tecnológico y de metodología didáctica- permitan garantizar el aprendizaje de los alumnos. A la vez, esta estandarización, posibilitaría el intercambio de estos contenidos entre distintos promotores.

En cuanto a los formatos, se puso en tela de juicio esa especie de carrera desaforada por intentar hacer mucha formación on line (de nuevo el discurso de la cantidad) como si ello fuera sinónimo de buena formación. Quedó claro que, según los objetivos y características de los cursos, era más recomendable una u otra opción. Sin embargo, se recomendó una apuesta generalizada por los modelos mixtos (blended-learning), entendidos como convergencia de las virtudes de lo presencial y lo on line.

Y todo esto bajo el paraguas de una planificación de la formación centrada en el desarrollo de itinerarios formativos por competencias, cuestión que, si me permitís, va a tener mucho sentido en estos tiempos en que se está cuestionando el quehacer de los profesionales de lo público. Decíamos en Zamora que es necesario determinar el conjunto de competencias exigibles por cada puesto de trabajo y empleado para desarrollar su itinerario formativo individualizado.

Compartir, compartir, compartir…. Lo hemos reivindicado muchas veces. Es ineludible que generemos, hoy más que nunca, economías de escala. Decíamos en Zamora que tenemos que encaminarnos hacia la creación de repositorios de contenidos para ser compartidos entre Administraciones y otras Instituciones, de tal manera que aprovechemos las inversiones hechas en el desarrollo de los mismos para ahorrar costes y esfuerzos.

No sería justo olvidar algunas iniciativas que en esta línea han funcionado. Ha habido cesiones de materiales entre administraciones, pero más como fruto de la negociación entre las partes y de la generosidad de algunos promotores, que de estrategia asumida por el sector.

El INAP, hace unos años, puso en marcha acciones que ayudaron. Me estoy refiriendo a la adquisición centralizada de materiales para el uso de idiomas. Hemos sido bastantes las organizaciones que los hemos utilizado, de tal forma que se puede asegurar que la inversión está más que amortizada.

Estoy convencido de que esta cuestión surgirá de nuevo en el taller de Valladolid. Confío en que seamos capaces de avanzar seriamente y de establecer las bases de esta colaboración interadministraciones.

No quiero terminar este post sin agradecer públicamente a Juan Carlos González, director de la Escuela de Administración Pública de Castilla y León, y alma mater de las Jornadas anuales sobre e-learning, la invitación que me hizo a participar. Quiero compensar, al menos en una pequeña parte, mi ausencia, con esta reflexión.

¡¡Que lo trabajéis muy bien!!