jueves, 29 de septiembre de 2011

EMPEZAR POR EL PRINCIPIO. EL ANÁLISIS DE NECESIDADES




En estas fechas, hemos comenzado los trabajos de detección de necesidades formativas que desembocaran en el Plan de Formación 2012. Ello me motiva a escribir esta entrada con el ánimo de que reflexionemos conjuntamente acerca de esta trascendental etapa del ciclo formativo.

Pero … ¿Qué es esto del análisis de necesidades formativas? ...

Entendemos por análisis de necesidades de formación, todos aquellos trabajos de identificación y diagnóstico de problemas presentes (y futuros) que afectan a una organización o partes de la misma (y los que son previsibles que le afecten), a los que se puede dar respuesta total o parcial, mediante la articulación de un Plan de Formación.

Justificar, por tanto, la importancia de realizar un buen análisis, puede parecer banal. En efecto, estamos convencidos de que un riguroso análisis está muy directamente relacionado con el éxito final del Plan de Formación, pues sin duda nos va a permitir no sólo identificar las acciones formativas a realizar y la priorización/urgencia de las mismas, sino que nos estará ayudando al enfoque del contenido, definición del perfil de los destinatarios, elección de metodologías, etc.

Y nuestros interlocutores, ¿quiénes son?...

En nuestro caso, identificamos como clientes a las organizaciones a las que prestamos servicio, es decir, los Ayuntamientos y otras entidades locales de la provincia y los departamentos y organismos que componen la Diputación. En el caso de los Ayuntamientos, su Alcalde/sa, designa un prescriptor de formación (que habitualmente coincide con el jefe de formación, el de personal / RRHH o el Secretario-Interventor, según se trate de Ayuntamientos de gran tamaño, medianos o pequeños respectivamente). En los departamentos de la Diputación, su responsable técnico asume esta tarea y se suele apoyar administrativamente en alguien de su equipo para las gestiones burocráticas.

Son por tanto estas personas, los interlocutores para estos trabajos de detección de necesidades formativas (y también para el resto de actividades del ciclo formativo)

Por tanto, intentamos identificar los problemas desde el punto de vista de la organización, es decir, ¿qué cosas podemos hacer con actividades formativas de tal manera que facilitemos determinados cambios organizativos que se proponen?

Por otra parte, también recogemos la voz de los empleados públicos, usuarios de la formación, a través de distintas herramientas que luego comentamos. Pretendemos, pues, situarnos en ese punto de convergencia entre el crecimiento y actualización profesional de los empleados, y las necesidades, cambios y proyectos en los que están inmersas sus respectivas instituciones.

Intentamos también, tener una cierta capacidad de anticipación, en el sentido de prever (a corto y medio plazo) los cambios, implantación de normas, procesos de mecanización, etc. que nos depara el futuro próximo, de tal manera que tengamos preparados en tiempo y forma los procesos formativos que ello conlleve.

Y todo esto … ¿Con qué instrumentos?

Utilizamos diversos instrumentos, que podéis encontrar en los anexos de nuestros informes anuales de necesidades. De manera sintética son:

- Cuestionarios genéricos, uno que se dirige a Ayuntamientos y otro a departamentos de la Diputación, en las que se interpela sobre áreas de mejora en las que precisan avanzar y colectivos afectados, así como posibles demandas específicas provenientes de cambios, proyectos, etc. que deseen implementar


- Cuestionarios específicos, utilizados para la detección de necesidades de determinados colectivos que, por su especialización, requieren estudio separado. Es el caso de los técnicos informáticos, cargos electos, etc.


- Entrevistas, a lo largo de todo el período se mantienen frecuentes entrevistas con diversos responsables de departamentos. Las más significativas son aquellas en las que los técnicos más implicados en los trabajos de apoyo y asesoramiento a los municipios, nos aportan valiosísima información sobre las problemáticas que han ido detectando en los Ayuntamientos.


- Reuniones diversas que bien desde un formato más clásico, o con metodologías más dinámicas, mantenemos con equipos directivos de diversos centros, coordinadores de distintos cursos, técnicos que ocupan puestos estratégicos, etc.


- Talleres para detección de necesidades sectoriales, como por ejemplo los que venimos haciendo al comienzo de cada mandato con responsables políticos y técnicos de policías locales de la provincia, junto con los prescriptores de formación de los Ayuntamientos, y que son la base para la priorización de la formación de este colectivo


- Información que se recoge de otros cuestionarios, como es el caso de los de evaluación de la satisfacción (que los alumnos cumplimentan al final de cada curso), o los de impacto (transcurrido un período no inferior a 6 meses desde la finalización del curso) que rellenan los usuarios y sus jefes directos. En estos cuestionarios hay preguntas específicas sobre necesidades formativas


- Observatorio permanente de la página Web. Es un formulario Web, abierto, en el que los interesados pueden volcar problemas detectados en su ámbito, y posibles soluciones formativas que puedan ayudar a su solución. Hemos recogido –en el propio formulario- una situación ejemplo, para que pueda servir de guía a quienes deseen utilizar este instrumento, vigente a los largo de todo el período formativo


- Otras fuentes de recogida de información. Nos referimos al análisis de la demanda insatisfecha procedente del ejercicio que finaliza (en cursos vigentes, claro), cambios normativos ya aprobados o en fase de hacerlo a corto plazo y que van a influir directamente en procedimientos de trabajo, quejas y sugerencias planteadas por nuestros usuarios, opiniones y recomendaciones de asesores expertos de diversas materias, etc.


Esto son, de manera sintética, los trabajos que hacemos para poder realizar el diagnostico de necesidades formativas, paso previo imprescindible para confeccionar el Plan de Formación. ¿Nos dices lo que opinas?. ¡¡ Anímate a comentar !!