jueves, 24 de marzo de 2011

Cómo hemos cambiado…



Parece que fue ayer y ya han pasado 5 años desde que se puso en funcionamiento GestFormWeb. Algunos de vosotros aún recordaréis aquellos tiempos, donde las solicitudes se tenían que enviar en papel, y (como es habitual) al ver que se pasaba el plazo se aprovechaban las “nuevas tecnologías” disponibles y se mandaban todas las solicitudes por fax (en algunos casos más de 100 hojas de tirón). El problema es que eran muchas las entidades que optaban por esta vía y nuestro pobre fax no daba abasto para sacar todo lo que le llegaba.

Aún recuerdo esas tardes interminables intentando recomponer las hojas escupidas con cansancio por el fax, ordenando solicitudes, separando las correctas de las incompletas, buscando solicitantes que, aunque aparecían en la relación priorizada, se habían perdido en el largo trayecto telefónico, llamándoos por teléfono para que enviarais o modificarais un papel o consolándonos pensando que eso sólo era una vez al año.

Tampoco se me olvidan los envíos masivos de programas, ¿Os acordáis? Teníamos que enviarlos a la imprenta ya que su cantidad (unas 500 copias) hacía inviable la impresión en el propio departamento. Ni que decir tiene el tiempo que se perdía entre el envío a la imprenta, la impresión, el doblaje de cartas y trípticos, ensobrar, la demora del correo postal… Jo!, qué tiempos aquellos. Ahora que escribo esto me parece increíble, me parece que hablo de la prehistoria, y ocurrió hace apenas cinco años…

¿Y qué ocurrió para que todo esto cambiara? A mí me gustaría destacar tres palabras; Inconformismo, Capacidad y Corresponsabilidad.

Inconformismo con lo obsoleto, lo que no va bien, con lo que el sentido común nos decía que “no podía ser”, esto nos hizo llegar a un punto de no retorno, “hasta aquí hemos llegado y no queremos seguir así”.

Capacidad. Sería injusto hablar de GestFormWeb y no mencionar a nuestros responsables informáticos. Una cosa es saber lo que se quiere y otra muy distinta es ser capaces de conseguirlo. En nuestro caso, Pedro y José Antonio han sido y son las almas de este premiado proyecto, al que alimentan y cuidan día a día. No me refiero sólo a una tarea mecánica de programación sino a una labor de coordinación y motivación.

Y por último, GestFormWeb no se concibió como una herramienta para nosotros, sino para vosotros, gestores de formación de las entidades locales de la provincia de Alicante, y afortunadamente así lo entendisteis desde el principio. No nos cansamos de repetir que GFW no existiría sin cada uno de vosotros. No sólo porque habéis sido en muchas ocasiones diseñadores de nuevas opciones del mismo, sino porque con vuestro trabajo y corresponsabilidad habéis sido capaces de adaptaros a los nuevos requerimientos que la normalización de algunos procesos requiere. Por todo esto, gracias.

El último pasito que hemos dado para eliminar teléfono, papel, esperas, etc. ha sido el de generalizar la tramitación de asistentes así como la impresión de las cartas de convocatoria a través de GFW.

¿Qué opinas de estas nuevas opciones?

¿Las estabas usando ya?¿Qué te parecen?

¿Crees que estamos evolucionando en la dirección correcta?

21 comentarios :

  1. Eran necesarios, todos estos cambios. Estamos en plena “revolución Tecnológica” que empezó hace ya años y cuyo final es indeterminable. Y hay que subirse al carro, sí o sí. Y dejar que nos lleve hacia el futuro…
    ¡¡Sobre todo nosotros!!!No podíamos quedarnos atrás!!! Y ojala y todas las administraciones lo hagan pronto…
    Por otro lado, apoyar desde estas líneas ese pequeño homenaje a Pedro y Jose Antonio. Que a veces parece que las cosas se programan solas..jeje. Pero no. Y aunque yo llegué al departamento justo en el BOOM de Gestformweb y no conocí aquella época de las montañas de papel, veo tan inconcebible trabajar hoy de otra manera…
    Incluyo además un pequeño guiño para el Medio Ambiente, que creo que le estamos haciendo un graaaan favor!
    En fin... resumiendo: Ahí estamos equipo!! A la cabeza de las NNTT!! Gracias Jefe por tener siempre la iniciativa de tirar para adelante, aunque te consideres un Inmigrante Digital, eres todo un tecnológico ;)
    Un saludo!

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  2. En relación a las novedades respecto a la tramitación de asistentes e impresión de sus cartas de convocatoria, adjunto un enlace a una animación de ayuda de GestFormWeb en el que se puede visualizar una demostración del proceso:

    Demostación del procedimiento de confirmación de asistentes.

    ¡Ojo! : Esta demostración se realizó en 2008 y desde entonces hay algún pequeño cambio con la versión actual del programa... ¡Me apuesto una cerveza a que nadie encuentra las 3 diferencias!

    Saludos!

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  3. Hola a todos:

    Yo querría poner mi granito de arena y sin menoscabar un ápice lo ya apuntado por mis compañeros del departamento, incidir en algún aspecto.

    Vaya por delante mi reconocimiento al trabajo bien hecho y es justo admitir que los premios obtenidos son el fruto de mucho trabajo, dedicación, cariño por lo que uno hace, y respeto por lo que hacen los demás.

    Cierto que este año se están incorporando muchos cambios en la gestión que se venía realizado a través de GestFormWeb, pero el cambio real que se está produciendo en el Departamento, creo que es más profundo.

    No queremos en ningún momento que los gestores de formación de las entidades locales de la provincia interpreten estos cambios como una escusa para perder el contacto con ellos, ya no tenemos que llamar por teléfono, no enviaremos “ZFax”, no enviaremos cartas de convocatoria a cursos, … ¡¡Nada más lejos de la realidad!!. A poco que nos fijemos en el aspecto de nuestra Web podemos ver que se están incorporando iconos nuevos, y aunque a algunos de nosotros nos parezcan adornos, son accesos a los cambios que realmente se están incorporando: NUEVOS CANALES DE COMUNICACIÓN.

    Y queremos utilizarlos porque creemos en ellos, porque llegamos antes a más personas, porque hay quien está poniendo el alma en ello, porque queremos estar ahí, porque la cultura de los jóvenes es esa y ellos son el futuro y nuestro futuro y porque también nos sentimos jóvenes y sobre todos porque queremos que a través de estos nuevos canales de comunicación nos hagáis llegar vuestras inquietudes, vuestras necesidades, vuestras críticas, vuestras ideas, y éstas son siempre bien recibidas.
    Son las ideas las que cambian los comportamientos.

    ¡Vamos a aprovechar entre todos los medios que tenemos a nuestro alcance!

    El cambio de mentalidad es difícil, y lo más difícil es interiorizar nuevos hábitos de comportamiento pero estoy seguro que lo consigueremos.
    Gracias a todos y suerte!

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  4. Sí que hemos cambiado y a mucho mejor, con GestFormWeb los trámites son mucho más rápidos y creo que efectivos, pues a mi siempre me quedaba la duda con el fax de si había llegado bien o no. Enhorabuena a todo el departamento de formación por los logros conseguidos.

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  5. Buenos días a todos, cuando yo llegue a Formación ya estaba en marcha Gest. Me fascinó y pensé que yo de mayor quería ser como vosotros. Aunque para no faltar a la verdad en el Ayuntamiento de Alicante también tenemos un Programa de gestión de la formación estupendo, que en su día también me dejó maravillada.
    Quiero decir que nuestros "Pedro y Jose Antonio" vuestros, aquí son Ernesto, Luis y Victor y que siempre están dispuestos a mejorar la herramienta, hacerla más útil, en definitiva, a mejorar.
    Bueno, pues nada, que ENHORABUENA y Rafa, que te siente bien el desayuno porque VAS A GANAR!!!

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  6. Sí, Isabel, yo también creo para mejor, pero la enhorabuena creo que es, sobretodo, para vosotros, porque somos muy conscientes de que en la mayoría de vuestros casos el tema de la formación es un "pegote" añadido a vuestro ya complicado trabajo diario, y habéis sabido no sólo aceptar e implicaros con la formación sino colaborar activamente para mejorarla. Un abrazo

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  7. Jajaja... gracias Silvia, ya te diré si se ha estirado mucho o poquito...

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  8. Estaria de P.M. que tota l'administració en general anara al vostre ritme tecnològic.
    Enhorabona a tots i totes per facilitar-nos
    el treball de cada dia.

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  9. GestFormWeb...qué buena herramienta!!! Y ahora a "pelear" con los nuevos canales de comunicación, con las redes sociales, a ver cómo se nos da.
    Os van las apuestas, eh? ;-)
    Mª Ángeles Poveda

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  10. Me ha encantado la visión de esta evolución. Yo llegué a gestionar la formación cuando casi estaba implantada la plataforma y tengo que decir que me encanta, que aunque no he trabajado con papeles sobre papeles es muuuucho más cómodo on-line.
    Por fortuna, y aunque seamos nosotros mismos los que entremos a la web a realizar los trámites, son tan sencillos y asequibles que hasta el más cazurrín en informática puede hacerlo. Enhorabuena por haberlo conseguido!!!
    Todo sea por seguir avanzando, que la tecnología nos empuja...
    Saludos.
    Virginia Vicente.
    Aspe.

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  11. Hola a todos.

    Yo empecé en Formación en el 2008 y Gest Form Web estaba ya en marcha.

    La verdad es que me pareció muy cómodo el poder trabajar a través de GFW. Desde entonces hasta ahora ha evolucionado mucho ya que se realizan muchos más trámites de los que se hacían y realmente son sencillos y nos facilitan el trabajo diario.

    Siempre tenemos un poco de respeto a nuevas formas de hacer las cosas, pero con la marcha del día a día acabamos por "cogerles el hilo" y nos hacen el trabajo mucho más cómodo y fácil.

    Enhorabuena a todo el Departamento de Formación de la Dipu.

    Emi Guillem - Alcoy

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  12. Yo también viví lo de corre que te pilla el plazo, el tener que revisar todas las solicitudes agruparlas por cursos, tener que escribir a maquina, el envío por fax, era no solo un "rollo" suponía un par de días, con suerte. Hoy con el sistema vía Web solo supone reunir la mesa priorización y unos 15 o 20 minutos para acabar en trabajo. Esta plataforma es una maravilla, no necesito tener casi nada en papel, cualquier consulta es cosa de niños.

    Y poco más, que deciros que gracias por este pedazo herramienta que es GEST FOR WEB, ojala la administración hubiera más informatización, no para trabajar menos si no para dar mejor servicio.

    Un saludo.

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  13. Coincido con la mayoria de las opiniones publicadas en el blog. Por cierto, porque se llama "blog". Si, se ha avanzado muchisimo gracias a la profesionalidad e "iniciativa" del "equipo humano" del Departamento de Formación. Yo soy de los que "lo vi nacer", y ahora está a punto de casarse (bueno o juntarse que es más actual). Esperamos ser invitados a la boda, Jose Antonio ¡Ah! y prepara la cartera que vas a tener que invitar a Rafa a un huevo frito (no a la plancha)con patatas, una longaniza y un vaso de "buen" vino. Enhorabuena y ¡ Adelante !.
    Paco Rico de Biar.

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  14. Buenos días a todos, en fin Rafa, estoy contigo, en mi caso (soy de las prehistóricas).

    Y os contaré otra cuestión que no habéis planteado, y es el trabajo interno en el Ayuntamiento.



    En nuestro caso cada empleado/a solicita 3 cursos (desde siempre, en una misma solicitud -todas las áreas-) por tanto además de las montañas de papel, te volvías loca para realizar las relaciones priorizadas sin dejarte ninguna solicitud, y luego dale que te pego a la Olivetti para confeccionar las relaciones (trabajo de chinos) y luego a por las nuevas tecnologías el FAX (…. ni os cuento –que no se perdiera ningún justificante- … bueno haber si hay algún otro/a de mi época y os sigue contando) y como dicen en mi pueblo “con lo facilico” que es darle a la tecla y sale la relación.



    Enhorabuena a todos/as sobre todo a los informáticos que nos hacen el trabajo más sencillo, y buena prueba de ello es la cantidad de premios que estáis consiguiendo con la GESTFORWEB.



    Saludos, Mª José de Sax

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  15. Muchas gracias por vuestras aportaciones, ya estoy más cerca de ese café. Y tienes mucha razón Mª José, no se comentaba nada de ese trabajo de chinos que dices y que efectivamente suponía mucho tiempo y peleas!

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  16. GestFormWeb es lo que es gracias a todos vosotros.

    Cada una de las aportaciones y sugerencia que nos hacéis, intentamos trasladarla al programa porque estamos convencidos de que lo hacéis pensando que puede facilitaros el trabajo, pero fijaros que cuando se implementa, también se lo estáis facilitando al resto de compañeros de otros Ayuntamientos y Entidades. Por lo tanto, es una casa construida por todos.

    Nuestra mayor alegría, sin embargo, es simplemente ver que lo utilizáis de verdad, que le estáis sacando partido, porque eso nos llena de orgullo.

    Bueno, simplemente quería participar para, de verdad, agradeceros a todos la colaboración e implicación en este proyecto que es de todos.

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  17. Pues nada, esto se merece una celebración en toda regla ¿no? Por el "arrejuntamiento" este que comenta Paco cuanto menos..¿no?
    No digo máss.... :)

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  18. La verdad es que el funcionamiento ha mejorado muchísimo con GestFormWeb y me gustaría destacar su continua mejora.

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  19. Bueno, bueno...."Estoy que lo flipo" (¿se dice así?).

    Por razones obvias ;-) el comentario nº 20 lo hago yo, no vaya a ser que me acuséis de tacañería, jeje...

    Hablando en serio; quiero agradecer, de verdad, a Rafa que se haya lanzado a escribir un post, igual que en su día lo hizo Pedro, pues tenemos que entender este blog como una herramienta de comunicación de todos/as para todos/as (filosofía 2.0) y no algo donde el jefe dice esas cosas que siempre dice...., los demás a escuchar-leer y a no llevarle la contraria, no vaya a ser que se enfade (filosofía 1.0).

    También agradeceros a todos/as los que estáis poniendo comentarios, tanto del departamento como de los Ayuntamientos, pues eso era precisamente lo que queríamos, utilizar este recurso como un canal más de comunicación; José Vicente lo ha transmitido muy bien (por cierto, ¿habéis entrado en su blog personal a leer las cosas tan bonitas que escribe?). La próxima vez le grabaremos un video dando un concierto de dolçaina.

    Bueno, pues eso era...Ah!! mañana, viernes, a las tres menos cinco, pago un aperitivo ¡¡Que no se diga!!.

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  20. Me gustaría informaros que el almuerzo que estaba en juego ha sido dignamente pagado. Quizás en otra entrada os haga el detalle del mismo, jajaja. Me gustaría agradeceros vuestra ayuda y por supuesto a José A. que haya tenido la gallardía de ser él el que escribió el mensaje 20. Un saludo.

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